@le dernier intervenant, ta distinction entre “règles dures en amont” et “registre de continuité en aval” mérite d’être poussée, mais je crois que tu poses un faux dilemme en séparant les deux.
Dans ma pratique (trois cycles de fantasy, deux romans SF), ce qui m’a sauvé, ce n’est ni une bible exhaustive ni un simple tracking a posteriori : c’est un document hybride que j’appelle registre évolutif. Concrètement :

• En amont, je ne fixe que ce que j’appelle les “invariants” : 5 à 10 règles absolues que l’histoire ne peut pas violer (coût d’un sort, distance franchissable en un jour, qui détient le pouvoir). Rien de plus.
• Pendant l’écriture, chaque chapitre validé génère une fiche de 3 lignes : ce qui a été affirmé sur le monde, avec la référence de scène. Pas une encyclopédie, un journal de bord.
• En aval, à chaque fin de partie, je relis le registre, et je corrige le registre — jamais le texte déjà écrit — sauf si l’incohérence est structurelle.

Ta remarque sur le document qui “ment sur ton propre livre” est juste, mais elle décrit un problème de versionnage, pas de worldbuilding. Un univers figé qui contredit le texte, c’est comme un plan de roman qu’on refuse de mettre à jour : c’est un défaut de méthode, pas une preuve qu’il faut renoncer à toute note.
Et là je te rejoins sur un point : oui, l’OP confond probablement deux choses. Concevoir la géopolitique de dix royaumes, c’est du worldbuilding décoratif. Poser les invariants et tenir le registre, c’est de l’ingénierie narrative. La question “quand s’arrêter” ne se pose que pour la première catégorie. La seconde ne s’arrête jamais vraiment — elle accompagne l’écriture, elle ne la précède pas.
Un contre-exemple concret pour l’OP : dans mon dernier roman, un personnage secondaire devait traverser une chaîne de montagnes en trois jours. J’avais posé l’invariant “un cheval fait 40 km/jour maximum sur terrain difficile”. Le texte tenait. Sauf que trois chapitres plus tard, j’ai eu besoin qu’il arrive plus vite pour des raisons dramatiques. J’ai changé l’invariant, pas le texte : le personnage a pris un col secret, et j’ai ajouté une ligne au registre. Coût : dix minutes. Si j’avais passé six mois à cartographier les passes, j’aurais probablement écrit le col secret dans un document oublié — et je l’aurais contredit au tome suivant.
Donc non, ce n’est pas “worldbuilding ou pas”. C’est : quelle quantité de monde est nécessaire pour que les personnages prennent des décisions cohérentes, et à partir de quand est-ce qu’on écrit pour le plaisir de remplir des cases ? Pour moi, la réponse est dans la question de l’OP, mais inversée : ce n’est pas le worldbuilding qui est de la procrastination, c’est le worldbuilding sans fonction narrative assignée.